Negocios

12 formas para mejorar nuestra productividad

Se suele pensar que para mejorar nuestra productividad debemos levantarse más temprano, trabajar más horas, y regresar a casa más tarde; sin embargo, el trabajo duro no siempre es garantía de productividad si no se realiza de manera inteligente.

Antes que el trabajo duro, la productividad se basa en obtener más y mejores resultados en menos tiempo o con menos trabajo, y para ello, la mejora de la productividad se puede resumir en hacer más y mejor las cosas que nos aportan valor, y hacer menos o dejar de hacer las cosas que no nos lo aportan.

Teniendo en cuenta la premisa anterior, veamos a continuación 12 formas de mejorar nuestra productividad:

1- Establecer objetivos

Establecer objetivos no solo nos ayuda a trazar un rumbo en la vida, sino que también nos ayuda a determinar cuáles son las tareas o actividades en las que debemos enfocarnos (aquellas que nos ayudan en la consecución de nuestros objetivos).

Establece objetivos para cada área de tu vida (por ejemplo, para tu negocio, tus finanzas personales, tus relaciones, tu salud, etc.), de preferencia que sean específicos (por ejemplo, “aumentar tus ingresos en un 10% para el próximo mes” antes que simplemente “aumentar tus ingresos”), y que sean alcanzables pero a la vez desafiantes.

2- Enfocarse en las cosas que aportan valor

Enfocarnos en las cosas que nos aportan valor o que nos ayudan en la consecución de nuestros objetivos, nos permite utilizar nuestro tiempo de la mejor manera posible.

Identifica las tareas o actividades que te aportan valor o te ayudan en el cumplimiento de tus objetivos, y dedica tu tiempo a éstas en orden de importancia; mientras que a las demás cosas que no te aportan valor, te alejan de tus objetivos o simplemente te “quitan tiempo” (por ejemplo, ver televisión), dedícales menos tiempo o deja de hacerlas.

3- Hacer listas de tareas por hacer

Hacer listas de tareas o actividades por hacer nos permite saber exactamente lo que tenemos que hacer y, de ese modo, organizar mejor nuestro tiempo.

Ya sea en un documento en tu computadora, en un cuaderno que lleves siempre contigo, o en una aplicación para tomar notas en tu Smartphone, haz listas en orden de prioridad con las tareas o actividades que tengas que realizar en los próximos días, incluyendo una lista que elabores todas las noches antes de dormir con las tareas o actividades que tengas que realizar al día siguiente (por ejemplo, llamar a determinada persona o buscar determinada información en Internet).

4- Establecer un límite de tiempo para las tareas a realizar

Establecer un límite de tiempo para las tareas o actividades que tengamos que realizar nos motiva en el cumplimiento de éstas.

Siempre que te sea posible, establece un límite de tiempo para las tareas o actividades que tengas que realizar (por ejemplo, culminar determinado trabajo para las 5 p.m.), que no sea tan extenso a tal punto que pueda generarte dejadez (por ejemplo, al esperar a última hora para recién empezar a hacer la tarea), ni tan corto a tal punto que pueda generarte demasiada presión por cumplirlas.

5- Hacer las cosas cada vez mejor o cada vez más rápido

Hacer las cosas cada vez mejor o cada vez más rápido, nos permite obtener más en menos tiempo, y disponer de mayor tiempo libre para hacer otras cosas.

Siempre que te sea posible, desarrollar un sentido de urgencia para las tareas o actividades que realices, y pregúntate siempre si existe alguna marea de hacer mejor o más rápido las tareas o actividades (especialmente las que te aportan mayor valor) que estás realizando o que sueles realizar (por ejemplo, si puedes hacer tu trabajo habitual o atender a tus clientes más rápido).

6- Aprender a delegar

Delegar nos permite liberar tiempo que podemos utilizar para hacer otras cosas más importantes o que sabemos hacer mejor.

En primer lugar contrata o identifica personas competentes y confiables, y luego delégales los trabajos o las tareas que tengas que hacer pero que no sean tan importantes (por ejemplo, las compras) o, en todo caso, los trabajos o las tareas que no domines y para las que ellas sean especialistas (por ejemplo, la contabilidad de tu empresa).

7- Aprovechar el momento

Todos tenemos un momento en que nos sentimos más motivados, más eficientes o más creativos, que normalmente se presenta en las mañanas al despertar aunque en realidad se puede presentar en cualquier momento.

Identifica ese momento y aprovéchalo para realizar las tareas o actividades más importantes o más complejas que tengas por hacer, y deja para más tarde las tareas o actividades menos importantes o más sencillas (por ejemplo, leer los correos o ver las noticias).

8- No ser perfeccionista

Al ser perfeccionistas no solo nos tomamos demasiado tiempo en terminar las cosas, sino que también podemos afectar negativamente nuestra salud.

Haz siempre tus trabajos de buena calidad, busca en ellos la excelencia, pero no te obsesiones por la perfección. Cuando estés realizando un trabajo busca el punto ideal entre calidad y tiempo o esfuerzo empleado (el cual varía de acuerdo a la importancia del trabajo), y en cuanto lo encuentres da por concluido el trabajo.

9- Adquirir la costumbre de tomar notas

Tomar notas nos permite evitar distracciones cuando de pronto sabemos que tenemos que hacer algo, o evitar que la memoria nos pueda jugar una mala pasada cuando queremos conservar información o ideas.

Ya sea en un documento en tu computadora, en un cuaderno que lleves siempre contigo, o en una aplicación para tomar notas en tu Smartphone, adquiere la costumbre de tomar notas para las tareas o actividades que vayan surgiendo y que por el momento no puedas realizar, y para la información que acabas de obtener o las ideas que se te acaban de ocurrir, y que quieras conservar.

10- Procurar terminar las tareas

En algunos casos, cuando estamos haciendo algo, si no llegamos a terminarlo del todo, es difícil que posteriormente lleguemos a hacerlo.

Procura siempre cumplir en su totalidad las tareas que estés realizando; aunque si en algún momento te sientes bloqueado o muy agotado, lo recomendable es que pases a realizar otra tarea o te tomes un descanso, y luego regreses a la tarea que estabas haciendo inicialmente.

11- Tener en orden las cosas

Tener en orden nuestras cosas nos permite tenerlas siempre a la mano o saber exactamente dónde se encuentran, y así no perder tiempo cuando las busquemos.

Ten siempre en orden tus cosas, por ejemplo, mantén ordenado tu escritorio, archiva tus documentos, y dejas las cosas en su sitio; y procura también deshacerte de todas las cosas innecesarias que te dificulten encontrar las que sí vas a necesitar, por ejemplo, documentos que ya no vas a utilizar o de los cuales ya tengas una copia.

12- Tomarse un descanso

Finalmente, para mejorar nuestra productividad es necesario equilibrar trabajo con descanso, el cual nos ayuda a renovar energías y a regresar con mayor vitalidad y creatividad a nuestras actividades diarias.

Ya sea que se trate de unos minutos entre tus actividades diarias que aproveches para hacer algo de ejercicio, un día entero que aproveches para preguntarte si los objetivos que te has trazado realmente son tus objetivos, y si las tareas o actividades que realizas realmente te ayudan en su consecución, un fin de semana que aproveches para pasarla con tu familia, o una semana entera que aproveches para irte de viaje, siempre que lo consideres necesario, tómate un descanso.


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